مشخصات فنی
- پیاده سازی شده بر پایه تکنولوژی ASP.NET MVC
- بانک اطلاعاتی MS-SQL SERVER
اتوماسیون سازی روال های درخواست نهادهای زیر مجموعه فرهنگی
بدون شک بارزترین مشخصه این سامانه اتوماسیون سازی روند ثبت درخواست ها و تسهیل در این امر می باشد در سامانه پلینگ تمامی روندهای اخذ مجوز برای انجام فعالیت ها به صورت آنلاین بوده و دانشجویان می توانند در هر ساعت از شبانه روز درخواست خود را ثبت کرده و مسئولین ذیربط هر یک در نقش خود در مسیر تایید این درخواست قرار گرفته از طریق سامانه و پیامک و پس از تایید و امضای دیجیتال آن ها درخواست به مرحله بعد فرستاده میشود و نیز می توانند در هر مکان و زمان با پلتفرم های مختلف به درخواست ها پاسخگو باشند تمامی این درخواست ها با جزئیات و پیوست ها در سیستم ذخیره می شود یک درخواست پس از طی کردن روند و نهایی شدن بسته به سیاست هر مجموعه یک فعالیت تبدیل شده و دانشجویان به تفکیک رشته و یا ثبت نام خود در این فعالیت ها می توانند در فعالیت های شرکت کرده و نیز بازخوردهای خود را از طریق نظرسنجی و غیره به این فعالیت ها اعلام کنند.
مدیریت درخواست ها و ثبت نام های غیر حضوری
یکی دیگر از امکانات پر کاربرد سامانه پلینک مدیریت درخواست ها و ثبت نام هایی است که لازم است به صورت غیر حضوری و آنلاین برگزار گردد مانند ثبت نام برای شرکت در مراسمات مختلف، ثبت نام در اردو های علمی و فرهنگی، و … .با استفاده از این امکان سامانه دیگر از ناهماهنگی ها و اتلاف وقت برای ثبت نام خبری نیست.و میتوانید امار کاملی از ثبت نام کنندگان در فرمت های مختلف تهیه نمایید.
انتخابات تمام الکترونیک
یکی از اساسی ترین چالش های موجود در امور فرهنگی و مجموعه های دانشجویی برگزاری انتخابات سالم و بدون خدشه است. برگزاری انتخابات به شیوه سنتی موجب میشود دانشجویانی که در روز انتخابات حضور نداشته باشند امکان مشارکت در انتخابات را از دست بدهند و به این ترتیب جمعیت موثر در انتخاب فرد اصلح کاهش می یابد.
سامانه پلینگ برگزاری هر نوع انتخاباتی را به صورت مجازی برای جامعه دانشگاهی بر عهده می گیرد برگزاری انتخابات به صورت مجازی و مستقل از مکان بدون حاشیه و با نتایج دقیق و بدون ابهام می تواند راه حل مشکل باشد.
مدیریت هوشمند منابع مالی
یکی دیگر از نیازهای اساسی امور فرهنگی وجود یک سامانه جهت ثبت اموال و دارایی های تمامی نهادها و تشکل‌ها و انجمن‌های زیرمجموعه امور فرهنگی امکان ثبت اموالی که به آنها تحویل داده شده امکان ثبت اموال از کار افتاده یا خارج شده از آنها هر یک به تفکیک سامانه‌ای برای ثبت گردش‌های مالی و امور فرهنگی و نحوه خرج کرد بودجه مصرفی در فعالیت‌های امور فرهنگی مانند برگزاری اردوها کلاس ها و غیره برای هر یک از مجموعه های زیر مجموعه امور فرهنگی می باشد شما در این نرم افزار این موارد را نیز مدنظر قرار داده ایم از جزئیاتی که در این قسمت نرم افزار ثبت خواهد شد میتوان برای تهیه گزارش عملکرد سالیانه با بهترین ابزار آمارگیری استفاده کرد.
مدیریت منابع انسانی
یکی از نیازهای ضروری برای هر سازمان مدیریت منابع انسانی آن سازمان است وجود لیستی از اعضای سازمان مشخص کردن سمت وظایف و مسئولیت های محوله به هر عضو ثبت فعالیت های انجام شده توسط هر عضو و وجود تاریخچه ای از فعالیت های انجام شده توسط اعضای گذشته آن از نیازهای انکار ناپذیر و مهم هر سازمان و نهادی محسوب میشود.
مدیریت جلسات فرهنگی و نهاد های فرهنگی
یکی از وظایف نهادها تشکیل جلسات منظم و نامنظم برای ایجاد هماهنگی های داخلی می باشد این جلسات با هماهنگی کارشناسان و اساتید مشاور صورت گرفته و در انتهای فرم ای به عنوان صورتجلسه پر شده که در آن تصمیمات و مصوبات ثبت می شود تمامی رویه توضیح داده شده در سامانه پلینگ با دقت پیاده سازی شده است.پس از ثبت جلسه توسط کارشناسان و اساتید مشاور اعضای این نهاد ها هم از طریق سامانه و هم از طریق سامانه پیامکی از جزئیات جلسه آگاهی پیدا میکند و پس از برگزاری جلسه برای ثبت نهایی جلسه در آرشیو صورت جلسه باید ثبت و تایید شود.
مدیریت فعالیت های فرهنگی
مشارکت دانشجویان در فعالیت های فرهنگی و بازخورد آن که توسط مجموعه های دانشجویی مدیریت و اجرا میشوند مسئله مهمی برای مدیران فرهنگی بوده است در همین راستا همواره اطلاع رسانی به دانشجویان به علت نبود یک مرجع اطلاع رسانی فرهنگی و همچنین گرداوری گزارش های نحوه برگزاری فعالیت های فرهنگی امری مشکل و زمان بر بوده است، این سامانه با مدیریت فعالیت های فرهنگی اعم از مدیریت درخواست ها، اطلاع رسانی جامع و گسترده (به صورت پیامکی و اینترنتی)، ثبت نام الکترونیکی دانشجویان متقاضی، کنترل شرکت کنندگان، ارزیابی فعالیت ها توسط دانشجویان، گزارش دهی دقیق و آماری به صورت کلی و جزئی از تمامی فعالیت ها و … مدیریت فعالیت های فرهنگی را تسریع و تسهیل نموده است.
نشریات دانشجویی
نشریات دانشگاهی به‌عنوان تریبونی برای بیان عقاید دانشجویان و بلندگویی برای بیان مسائل و مشکلات درون دانشگاهی است، با بهره گیری از این امکان سامانه میتوان نشریات دانشجویی را به صورت تمام الکترونیک و بدون مصرف کاغذ به حضور دانشجویان رساند که کمک شایانی در امر صرفه جویی مصرف کاغذ به جامعه دانشگاهی میکند.
پرونده فرهنگی
بایگانی مجوزهای صادر شده برای فعالیت‌های فرهنگی در طول یک سال و نگهداری از آنها از مواردی است که همچنان در روش سنتی انجام می شوند پس از گذشت چندین سال تفکیک و بهره‌برداری از این اسناد کار بسیار مشکلی خواهد بود.
پلینک نیز همانند تمامی سیستم های مدیریت اطلاعات با فراهم کردن زمینه ذخیره سازی و تهیه آرشیوی از فعالیت های فرهنگی امکان دسترسی سریع و کارآمد مدیران و کارشناسان فرهنگی را به این اطلاعات ارزشمند امکان پذیر می نماید
سیستم امتیاز دهی و رتبه بندی
انتخابات انجمن برتر رتبه‌بندی و مقایسه تشکل ها از دیدگاه های متفاوت یکی از اساسی ترین چالش های بخش امور فرهنگی به شمار می رود.
در مراسم تقدیر از برترین ها یکی از خلا هایی که بطور واضح دیده می شود وجود مرجع مطمئن و قابل اعتمادی است که انجمن ها و تشکل ها و بسترهای دانشجویی را با فاکتورهای مناسب رتبه بندی کند.
واضح ترین و شاخص‌ترین فاکتور رتبه بندی انجمن‌ها امتیازدهی بر اساس فعالیت هایی است که در مجموع یک سال تحصیلی انجام می شود .
هر کدام از انواع فعالیتها مانند اردوها فعالیت‌های علمی کنفرانس ها و نشست های علمی می توانند امتیاز خاصی را داشته باشند مجموع امتیازات کسب شده در طول یک سال میتواند مقایسه مناسبی از عملکرد انجمن‌ها را به دنبال داشته باشد .
پلینک نیز به پیروی از آنچه گفته شد بستری را برای امتیاز دهی انجمن ها بر اساس معیار واحد کشور و بر اساس معیارات جشنواره حرکت آماده سازی کرده است.
سیستم گزارش دهی و آمار گیری
یکی از مهمترین بخش های هر سامانه اطلاعاتی گزارش گیری است.
پلینک امکان جدیدی برای تحلیل و گزارش گیری عددی و گرافیکی از تمامی فعالیت ها و هزینه های مصرفی به تفکیک در نهادهای زیرمجموعه خود در اختیار ما قرار می دهد.
گزارش گیری از نهادهای فرهنگی و علمی و فعالیت‌های آنها گزارش گیری از عملکرد هر مجموعه به تفکیک گزارشگری های مالی ثبت و گزارش گیری رزومه افراد و غیره از جمله این گزارش گیری ها به شمار می آیند.
مستند سازی فعالیت ها
مستند سازی فعالیت های فرهنگی و اجتماعی توسط اعضا و مجموعه ها میتواند در راستای رصد فعالیت‌های فرهنگی، مدیریت دانش در حوزه معاونت فرهنگی و اجتماعی و بهبود انتخاب و نحوه اجرای فعالیت های فرهنگی کمک شایانی به برگزاری هرچه بهتر فعالیت ها توسط اعضا مجموعه ها بکند.
